株式会社パン・パシフィック・インターナショナルホールディングス

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内部統制システムの整備の状況

 当社は、会社法及び会社法施行規則に基づき、以下のとおり、業務の適正を確保するための内部統制システムを整備しています。

1.取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  • 取締役は平素より法令遵守に基づいた経営を目指し、当社及びグループ会社に法令遵守の精神が徹底されるよう引き続き率先して行動する。
  • 取締役の適正な職務執行を図るため、社外取締役を継続して選任し、取締役の職務執行の監督機能を向上させるとともに、社外取締役を含む監査等委員会が、取締役(監査等委員である取締役を除く。)と独立した立場から、公正で透明性の確保された監査を徹底する。
  • コンプライアンス担当役員として、チーフ・コンプライアンス・オフィサー(Chief Compliance Officer、以下「CCO」)を任命し、コンプライアンス(法令遵守)及び内部統制に関する事項を統括せしめる。また、CCOは、弁護士などの外部有識者を中心とした「コンプライアンス委員会」と連携し、高い倫理観に則った事業活動を確保し、企業統治体制とその運営の適法性をも確保する。

2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

  • 株主総会議事録、取締役会議事録及び重要な会議の議事録、並びにこれらの関連資料を保存し、管理するための担当部署をおき、これらを10年間保存し、必要に応じて閲覧が可能な状態を維持する。
  • 社内の情報ネットワークセキュリティ向上のためのツールの導入及び「情報セキュリティ管理規程」の適時適切な見直しを行い、社内における情報の共有を確保しつつ、その漏洩を防止する体制を確保する。

3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  • CCO及びコンプライアンス委員会は、グループ会社も含めた組織横断的なコンプライアンス上のリスクの分析と評価を実施し、リスク対応について検討を行う。
  • 業務マニュアル、諸規程の体系化及び業務の標準化を適時適切に行い、オペレーショナル・リスクの最適化を目指す。
  • 財務、仕入、販売、店舗及び法務等に係るリスクをコントロールするための組織・業務運営体制を適時適切に整備し、リスクの最適化を目指す。

4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  • 取締役の職務分掌と権限を明確にするため、組織体制に関し、関係諸規程の見直しや整備を適時適切に行う。
  • 経営環境の変化に応じ、組織・業務運営体制の随時見直しを行う。

5.使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  • 取締役会の決議に基づきCCOがコンプライアンスの推進・徹底を図る。
  • コンプライアンス委員会は、CCOと連携し、コンプライアンスに関する事項の教育を含めた企画立案を行い、コンプライアンス委員会の指示に基づき、コンプライアンス委員会事務局がその運営を行う。
  • 法令及び社内ルールに関して疑義のある行為について、従業員及び当社グループの取引先が社外機関及び社内の専門部署へ直接通報できる「コンプライアンスホットライン」制度を設置し、同制度が有効に機能するよう同制度の周知を徹底する。また、同制度の運用にあたっては、通報者に不利益が及ぶことのないように、その保護を最優先事項とする。

6.当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

  • グループ会社各社の業務の遂行状況について、適時適切に当社取締役会へ報告がされなければならない。
  • グループ会社各社の業務の遂行の適正を確保するため「内部監査室」が、グループ会社各社と連携し、内部統制整備の実施状況を把握する。さらに、グループ全体の内部統制について、共通認識のもとに体制整備を行うべく、「コンプライアンス委員会」が必要に応じて指導や支援を実施する。
  • グループ会社各社の適正な業務の遂行を図るために、「関係会社管理規程」を整備し、グループ会社各社の管理を行う。

7.監査等委員会がその職務を補助すべき使用人をおくことを求めた場合における当該使用人に関する事項

  • 監査等委員会の求めに応じ、監査等委員会の職務を補助するため、監査等委員会事務局を設置する。

8.監査等委員会の職務を補助すべき使用人の取締役(監査等委員である取締役を除く)からの独立性に関する事項及び監査等委員会の当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

  • 監査等委員会事務局スタッフについての人事(処遇や懲罰を含む)については、事前に監査等委員会に報告しなければならない。
  • 監査等委員会事務局スタッフが他部署の業務を兼務する場合、監査等委員会より監査業務に必要な指示を受けた際には、当該指示を優先して従事するものとする。また、兼務する他部署の上長は、当該指示の遂行にあたって要請があった場合は、必要な支援を行う。

9.取締役及び使用人が監査等委員会に報告をするための体制、その他の監査等委員会への報告に関する体制

  • 内部監査室は内部統制整備の実施状況について、適時適切に監査等委員会に対し報告を行う。
  • 当社及びグループ会社各社の取締役及び従業員は、当社及びグループ会社各社の事業に影響を与える、あるいは与えるおそれのある重要事項について、監査等委員会に速やかに報告するものとする。
  • 当社及びグループ会社各社の取締役及び従業員は、監査等委員会及び監査等委員会事務局から会社の業務の実施、財産の状況等について報告を求められたときは、速やかにこれに応じなければならない。
  • 上記各項に係る報告をしたことを理由として、当社監査等委員会に報告を行った者に対して不利な取扱いをすることを禁止する。

10.その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  • 監査等委員会と取締役(監査等委員である取締役を除く。)及びグループ会社各社の取締役、監査役との意思疎通を図る機会を設け、監査の実効性を確保する。監査等委員会は内部監査室と緊密な連携を保ち、内部監査報告書を閲覧して、社内諸規程に対する準拠性の監査を補完するものとする。また、会計監査人から監査報告書を受領した場合には、その報告の内容が相当であることを確認しなければならない。
  • 「コンプライアンスホットライン」制度の運用状況について、定期的に監査等委員会に報告するものとする。
  • 監査等委員である取締役がその職務の執行について必要となる費用の支払いを請求したときは、速やかにこれに応じるものとする。

反社会的勢力への対応

 当社グループは、以下のとおり、反社会的勢力の排除に向けた基本的な考え方を定め、社内体制を整備しています。

  • 当社グループは、反社会的勢力の不当要求等に応じず、また、 取引先がこれらと関わる個人、企業及び団体等であることが判明した場合には取引を解消します。
  • 反社会的勢力からの不当要求等に毅然とした態度で対応するため、不当要求防止責任部署を「危機管理部」とし、社内教育研修や事案の対処を行います。
  • 「危機管理部」は、警察当局や弁護士等の外部専門機関と連携のもと、情報の収集を行います。また、社内に不当要求防止責任者を設置し、社内ネットワークの整備、事案発生時に迅速に対処できる社内体制を構築しています。

2019年2月1日現在